Som du måske/måske ikke ved, så har vi i Vertica en lidt anderledes organisationsstruktur. F.eks. har vi ingen chefer, frit uddannelsesbudget og en lønmodel baseret på kollega-input. Det er alle sammen ting, som vi er glade for, men som også betyder, at vores personalehåndbog efterhånden ligner en roman. Derfor har vi taget vores egen chatbot-medicin og skabt en AI-version af personalehåndbogen, der er integreret direkte i Slack, så der altid er svar at hente lige ved hånden.
I en virksomhed som Vertica, der opererer med medledelse og fladt hierarki, er der ingen chef, du kan gå til for at få svaret på alle dine praktiske spørgsmål om ferie, sygdom, barselsordning, IT-licenser og sundhedsforsikringer. Derfor er personalehåndbogen i Vertica ikke blot en støvet bog gemt i et skab, men i stedet et aktivt værktøj, som alle medarbejdere bliver opildnet til at bruge i deres dagligdag.
Men den fungerede ikke helt optimalt. Underpunkterne havde hobet sig op, og overskueligheden var ved at forsvinde. Derfor havde vi brug for en smartere løsning.
Håndbogen for det hele
”Fordi vi ikke har nogen chefer i Vertica, vil vi gerne gøre det nemt for alle at finde svar i hverdagen – uanset om det gælder sygemelding, sociale arrangementer eller adgang til printeren. Og selvom vi arbejder løbende med opdatering af personalehåndbogen, var det for mange svært og bøvlet at gennemskue, hvor de skulle lede” fortæller Anna Katrine Matthiesen, partner i Vertica.
Det var der heldigvis en løsning på. I Vertica har vi nemlig et AI & Data Team, der til hverdag arbejder med at rådgive om og udvikle på AI-løsninger til vores ecommerce-kunder. Og som Anna fortæller: ”Vi rådgiver altid vores kunder til at finde deres interne AI-potentialer til en start – så der måtte vi tage vores egen medicin og gøre det samme!”.
Derfor arrangerede vi en intern workshop i Vertica, hvor kollegaerne fik mulighed for at komme på AI-ideer, der kunne gøre hverdagen lidt nemmere. Og her var et løft af personalehåndbogens brugervenlighed højt på listen!
AI sikrer hurtige svar
Når Verticas medarbejdere fremover skal finde svar i personalehåndbogen, behøver vi ikke længere at orientere os blandt titler og forklaringer. I stedet går vi blot direkte ind på Slack-platformen, trykker på VertiQA-chatbotten og stiller den de spørgsmål, som vi ønsker at finde svar på.
Skriver du for eksempel: ”Jeg skal have et barn til september, hvornår skal jeg melde barsel ind?”, kan du få svaret: ”Hej (navn). Tillykke med den kommende familieforøgelse! Du skal varsle din barsel skriftligt senest 3 måneder før det forventede fødselsdagstidspunkt. Så hvis dit barn er forventet til september, skal du sende varslingen senest i juni. Husk at sende din varsling til administrationen og informere dit team. Held og lykke med forberedelserne!”.
En typisk interaktion, man ville have med en kollega ikke? Bortset fra, at der bag det imødekommende og informative svar ikke gemmer sig en kollega, men derimod en AI-applikation.
AI-applikationen er bygget op på informationen fra Verticas personalehåndbog og benytter sig af teknikken Retrieval Augmented Generation til at dykke ned i Verticas systemer og finde det rette svar – som den vha. den mest kendte Large Language Model (LLM) ChatGPT formulerer til en venlig henvendelse, der kan læses af medarbejderne.
En gamechanger
Selvom AI-applikationen stadig er ny, forudser Anna Katrine Matthiesen, at den vil blive en gamechanger for Verticas medarbejdere. Hun forklarer: ”Jeg tror, at VertiQA kommer til at effektivisere meget praktik for vores medarbejdere. Særligt for de nøglepersoner, som folk ofte går til for hjælp, når de ikke kan regne ud, hvor de finder svaret i personalehåndbogen”.
VertiQA er den første af flere AI-løsninger, der er under udvikling her i Vertica, hvor generativ AI ikke blot er et fænomen – men et reelt forretningsben. For som Anna siger: ”Generativ AI er i vores optik ikke en bølge eller en dille, men en afgørende teknologisk udvikling, som danske virksomheder gør klogt i at investere i”.
