Det er vigtigt at se på selve arbejdsgangen omkring oprettelse og vedligehold – altså hvordan brugerne opretter og redigerer produktdata i PIM-systemet og dermed optimering og effektivisering af det manuelle arbejde.
Typisk er der dog endnu mere at hente ved at se på mulighederne for at automatisere arbejdet med produktdata. Her griber man ofte først fat i interne muligheder som eks. integration til et eller flere interne systemer som eks. ERP, PLM, CRM og DAM etc. med henblik på at skabe integrerede og sammenhængende processer.
Bring interne processer og eksterne parter sammen
Netop i processen med automatisering, er det vores erfaring, at man kan opnå væsentlige fordele og en stor forretningsmæssig gevinst ved at tage skridtet videre og se på muligheden for at inddrage eksterne parter og systemer.
Relevansen herfor kan eksempelvis være i forbindelse med:
- Internationalisering og dermed øget krav til sprogoversættelser
- Sortimentsudvidelse og dermed øget krav til produktoprettelse og vedligehold
- Løbende produktudskiftning og dermed øget krav til hastighed på processen for produktadministration
- Introduktion eller øget omsætning af handelsvarer (herunder long tail) – og dermed behov for etablering af produktkataloger, der rækker langt ud over eget sortiment (hvis dette i det hele taget eksisterer).
- Etablering på nye markeder og dermed krav til separering af produktsortimenter
I disse tilfælde vil der ofte være udfordringer i forhold til kapacitet og kompetencer, som begrænser virksomheden i de planlagte forretningsmæssige tiltag.
Vi har i den forbindelse god erfaring med at inddrage eksterne parter og services, som med fordel tænkes ind i en samlet løsningsarkitektur.
Det kan eksempelvis være:
- Udnyttelse af leverandørers eller partneres eksisterende produktdata.
- Produktdatabaser og services som eks. Icecat eller CNET.
- Brancheportaler/databaser
- Eksterne oversættelsesbureauer/services
Integrér leverandøreres produktdata ind i systemet
Hver af disse åbner op for en væsentlig optimering af selve processen for oprettelse, vedligehold og løbende kvalitetssikring af produktdata og kan være en forudsætning for at drive den ønskede forretningsmodel eller endda være en konkurrenceparameter.
Det kan derfor kun stærkt anbefales at tænke i muligheden for at anvende produktdata fra leverandører eller dataleverandører og få disse integreret ind i den samlede PIM-arkitektur.
Understøttelsen af dette varierer fra PIM-system til PIM-system og kan derfor være afgørende for valget af system. Den aktuelle understøttelse kan eks. være:
- Solid integrationsarkitektur, der evt. også kan knyttes til en integrationshub (og dermed bred og fleksibel håndtering af eks. forskellige eksterne dataleverancer eller services)
- Integreret tredjeparts integration til oversættelsesbureauer/services (eks. Languagewire og Lionbridge)
- Standard funktioner til understøttelse af leverandører (eks. indbyggede portaler til leverandørerne)
- Mulighed for at konfigurere udvalgte data (felter) på produktet til dynamisk visning fra eksterne systemer eller services
- Håndtering af flow eller processer i PIM systemet, der åbner op for effektiv håndtering af eksterne data – herunder eks. automatisk validering og kvalitetssikring til anvendelse i forskellige kanaler
- Udviklingssnitflade (API), der giver mulighed for dynamisk håndtering af produktdata og ejerskab (eks. til låsning af udvalgte felter og dermed sikring af dataejerskab eller til sikring af at manuelle ændringer i produktdata ikke overskrives af eksterne data).
Lav et roadmap der kan understøtte udviklingen
Med den rigtige udnyttelse af produktdata fra leverandører eller dataleverandører, vil virksomheden kunne understøtte de stigende krav til produktdata og således også stå bedre i konkurrencen ved at levere bedre produktkvalitet, ved at levere hurtigere til markedet, ved at være mere effektive og agile og i sidste ende er dette måske endda grundlaget for at kunne etablere nye forretningsservices.
I processen med ovenstående, kan det anbefales at gennemføre en indledende afklaringsfase og herudfra udarbejde et roadmap, der kan sikre understøttelse af den forretningsmæssige udvikling opdelt i en række overkommelige og planlagte faser, der hver især skaber en løbende forretningsmæssig værdi gennem en rettidig og planlagt IT-investering samt løsningsmæssig arkitektur og infrastruktur med øje for udnyttelse af produktdata fra leverandører eller dataleverandører.
